Ведение кадрового учёта на предприятии

Кадровый учёт в компанииВедение кадрового учёта должно производиться на любом предприятии, производстве или фирме. Такой учёт строго регламентирован и связан с законодательными нормами, поэтому процесс его ведения лучше всего сделать автоматизированным, особенно там, где работает большое количество сотрудников.

Что нужно знать

Кадровая политика предусматривает документирование изменений касательно личного состава компании  соответствии с нормами трудового кодекса.

Документы кадрового учёта (в частности, правила ВТР, штатное расписание, трудовые книжки, график отпусков и т.д) являются очень важным элементом отчетности всего предприятия. Как и в любой другой части делопроизводства, умелое управление и соблюдение всех законодательных аспектов по оформлению обезопасит любое предприятие от непредвиденных правовых или негативных финансовых ситуаций, а каждого сотрудника – от проблем при получении пенсии, выплат или поисках новой работы.

Кадровый учёт в организации – это неотъемлемая часть ее работы, такая, как и производство. Хорошо организованная кадровая деятельность – залог успеха и процветания организации. Так как в независимости от количества нанятых работников вся номенклатурная документация должна вестись соответственно перечню регламента.

Понятие кадровых журналов

Журналы кадрового учёта необходимы для того чтобы регистрировать производственные приказы (как правило, такие журналы ведутся на срок 5 лет). В него вносятся различные распоряжения, которые делятся на категории:

  • направление сотрудников в командировки;
  • направление на курсы, семинары или длительное обучение;
  • учет выходов на работу в выходные и праздники;
  • учет сверхурочных работ;
  • дисциплинарная ответственность работников предприятия;
  • допуск и отстранение от выполнения работ;
  • объявление выговора или взыскания за прогулы;
  • предоставление отпуска;
  • перенос оплачиваемого отпуска;
  • вызовы сотрудников из оплаченных отпусков.

На больших предприятиях кадровые журналы могут вестись отдельно по каждой из перечисленных групп.Кадровый учёт в организации

Как ведется учёт на предприятиях

Если говорить о крупных компаниях, то система ведения учёта там несколько иная. Кадровый учёт на предприятии ведется деловодом или сотрудниками кадрового отдела.

Следует отметить, что сотрудники предприятия могут, обратившись в бухгалтерию или к кадровикам, взять справку 2-НДФЛ и самостоятельно заполнить декларацию для того чтобы получить имущественные или социальные вычеты. Также на основании этой справки возможна подача заявления на получение кредита.

Личное дело

Кадровый учёт на предприятии предусматривает занесение данных в личное дело каждого сотрудника, оно включает такой перечень документов:

  • перечень внутренних документов – о приеме на работу, переводе на новую должность, увольнении и прочих (в том числе документы-основания для того или иного действия и копии распоряжений);
  • анкета по учету кадров (с фотографией подчиненного));
  • дополнительные материалы к анкете;
  • биография сотрудника;
  • копии дипломов и сертификаты;
  • выписки из документов о занимаемых должностях;
  • автобиография, рекомендации и характеристики;
  • подтверждение прохождения аттестации;
  • если есть ученая степень – научные публикации.

При необходимости личное дело может дополняться документами, которые подтверждают изменения в анкетных данных, к примеру, свидетельство о браке или расторжении брака, отзывы о работе, копии материальных актов, различные справки.

Вся система кадрового учёта ведется именно таким образом и может лишь изменяться в случаи изменения законодательной базы государства.Организация кадрового учёта

Автоматизированное ведение учёта

Существует большое количество компьютерных программ, которые приходят на помощь кадровикам и бухгалтерам и позволяют автоматизировать выполнение их задач. Кадровый учет в 1С дает возможность ускорить процесс делопроизводства и оптимизировать для руководства такие процессы:

  • уменьшение временных затрат на управление персоналом;
  • быстрый и постоянный доступ к достоверной информации;
  • аналитика информации о составе кадров.

Для отдела подбора персонала:

  • ведение документации, следовательно, законодательства;
  • изучение динамики кадров;
  • работа с табельными документами;
  • приём на работу нового персонала;
  • учет отпусков, больничных, отгулов;
  • контроль персональной информации работников;
  • персонифицированное ведение отчетности для РПФ;
  • контроль учёта трудового времени сотрудников;
  • учитывание всего штатного расписания предприятия.

Примеры ввода данных

Прежде всего рассмотрим данные о работниках в программе 1С. Их можно найти в справочнике “Сотрудники”. Данная таблица содержит две подтаблицы: “Работающие” и “Уволенные”.Справочник “Сотрудники”

По каждому сотруднику мы можем получить такую информацию, как должность, сумма оклада, дата принятия на работу (увольнения), график работы, а также личные данные (адрес, ИНН, страховка и т.д.).

Открыв журнал “Кадровые документы”, мы увидим перечень документации с сопутствующей информацией (дата, вид, сотрудник, на которого обращено действие).Журнал “Кадровые документы”

Далее приведены формы некоторых документов:

  1. Приказ о приеме на работуПриказ о приеме на работу
  2. Кадровое перемещениеКадровое перемещение

Кадровый Учет. Зачем бизнесу кадровое делопроизводство: Видео

Читайте также:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Яндекс.Метрика